Telemarketing dalam peningkatan citra perusahaan

Telemarketing adalah anak dari divisi Marketing dan komunikasi yang merupakan salah satu front liner perusahaan ini disamping Account Executives yang berperan setelah terjadinya kontak terlebih dahulu dari telemarketing, telemarketing sendiri dibawahi dan di awasi serta bertanggung jawab kepada Marketing and Communication supervisor, yang memberikan jobdesk.tujuan utama telemarketing pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY adalah untuk memperkenalkan perusahaan secara garis besar  kepada perusahaan lain pada pelaksanaanya saat melakukan kontak dengan perusahaan telemarketer hanya memperkenalkan identitas perusahaan secara umum dan tidak melakukan penawaran barang seperti yang biasa dilakukan oleh divisi telemarketing perusahaan lain, jadi tidak ada transaksi yang diharapkan dari telemarketing pada perusahaan ini, misi utamanya hanya memperkenalkan perusahaan dan berusaha sebaik mungkin dalam pencitraan perusahaan dengan menggambarkan gambaran umum perusahaan secara singkat dan tidak terlalu banyak melakukan pembiacaraan diluar tema perkenalan, lalu setelah perusahaan tersebut sudah dalam kondisi nyaman untuk membagi waktunya bersama kita atau berhasil kita yakini akan tujuan kita menghubungi perusahaan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah merencanakan sebuah pertemuan, sebelumnya kita harus terlebih dahulu mengolah data bersama tim telemarketer dan data – data yang berupa PIC dari perusahaan sasaran yang nantinya akan dilakukan pendekatan. Setelah terbentuk database, supervisor akan memberikan jadwal mobilitas Account Executives yang nantinya akan dijadikan acuan dalam melakukan appointment atau pertemuan dengan PIC perusahaan sasaran yang dilakukan pada rapat koordinasi antara seluruh tim marketing dan komunikasi.Langkah berikutnya adalah follow up, dimana beberapa hari sebelum waktu pertemuan telemarketer wajib menghubungi PIC yang sudah dijadwalkan untuk pertemuan untuk konfirmasi ulang atau melakukan reschedule jika memang diperlukan, dan telemarketer diwajibkan untuk bisa mempertahankan perusahaan tersebut untuk tetap melakukan pertemuan.

Disamping melakukan hubungan awal terhadap perusahan yang akan diprospek, team telemarketer juga melakukan koordinasi dengan team Marketing and Communication yang terdiri dari Team leader, supervisor dan Account Executive dimana disitu dibicarakan tentang prospecting dari perusahaan yang telah dihubungi oleh telemarketer dan juga telah dilakukan pertemuan dengan Account Executive yang nantinya dilakukan pemberian status kepada perusahaan – perusahaan tersebut. Adapun status yang diberikan adalah :

1.     Hot

Adalah perusahaan yang berprospek tinggi untuk dilakukan pendekatan lebih lanjut, dan memiliki kemampuan finansial untuk membeli produk kita ataupun tertarik pada produk kita, dan perusahaan tersebut memang merencanakan untuk melakukan periklanan media outdoor namun belum dilakukan pendekatan ulang yang nantinya akan dimasukan dalam pelevelan.

2.     Warm

Adalah perusahaan yang tidak berencana melakukan pengiklanan media outdoor, namun masih bisa di prospek karena perusahaan yang masuk criteria ini secara finansial mapan, jadi untuk menyikapi perusahaan pada level ini adalah menanamkan Brand awareness melakukan pendekatan yang lebih ekstra. Dengan kata lain, perusahaan yang semula tidak tertarik kita berikan penawaran menarik yang bisa dilakukan telemarketer ataupun Account Executives.

 

3.     Cold

Adalah perusahaan yang secara financial tidak cocok dengan harga produk VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY.

Setelah pemberian status kepada perusahaan – perusahaa tesebut maka, Account executives melakukan pertemuan sesuai yang sudah dijadwalkan oleh telemarketer dan pihak perusahaan, lalu setelah supervisor menerima report dari Account Executive maka ditentukan level klien dimana terdapat beberapa level sebagai berikut :

1.     Failed

Adalah perusahaan tidak memiliki prospek untuk di dekati lebih lanjut karena beberapa factor seperti ketidak cocokan pada titik kawasan Produk ditempatkan, ataupun adanya ketidak cocokan dalam negosiasi harga dan beberapa factor lain. Telemarketer tidak akan menindak lanjuti perusahaan pada level ini kecuali atas permintaan supervisor.

2.     Delayed

Adalah perusahaan yang tertarik untuk melakukan transaksi pada periode mendatang atau pada tahun mendatang, namun tidak mempermasalahkan harga, namun lebih ke prosedur perusahaan tersebut atau perusahaan tersebut akan melakukan advertising media outdoor pada tahun berikutnya, pada level ini telemarketer wajib membuat database prospect yang nantinya akn dilakukan konfirmasi ulang atas perintah dari supervisor suatu saat nanti.

3.     Interest

Pada level ini, perusahaan atau klien tertarik pada titik – titik yang kita miliki, dan meminta Account Executive untuk mengajukan SHP (surat penawaran harga), pada level ini, telemarketing cukup dibutuhkan peranya dalam melakukan follow up terhadap klien, tentunya dengan perintah dari supervisor.

 

 

 

4.     On Progress

Adalah perusahaan atau klien yang masuk tahap negosiasi, tahap yang setingkat lebih tinggi ini klien sudah menjawab SHP dan dilakukan negosiasi harga ataupun materi dan lainya.Pada tahap ini job desk telemarketing tidak jauh berbeda dengan level interest namun tetap dilakukan pembukuan dan pencatatan.

 

5.     Dealing

Perusahaan berhasil melakukan pembelian produk pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY.Pada tahap ini telemarketing dilakukan untuk costumer maintenances dan service dimana telemarketing menghubungkan perusahaan dengan klien dalm hal pemberian informasi ataupun melayani keluhan pada klien.

Adapun tahapan dalam melaksanakan kegiatan Telemarketing yang digunakan kami sebagai telemarketer dan Marketing and Communication adalah sebagai berikut

1.     Planning (perencanaan)

Tahap awal ini biasanya dibentuk atau diformulasikan bersamaan dengan team pada saat rapat koordinasi, dan pada tahap perencanaan ini, kami melakukan pembagian jenis perusahaan yang akan di prospek yang nantinya dibagi menjadi beberapa jenis usaha yang akan dicari data perusahaanya, biasanya sasaran ditentukan berdasarkan besar kecilnya perusahaan dank arena produk yang perusahaan ini cukup mahal , maka daftar perusahaan yang akan diprospek pun adalah perusahaan besar dan bertaraf nasional, tidak mustahil untuk mengejar perusahaan diluar kota –biasanya adalah perusahaan luar negeri yang memiliki cabang utama di Jakarta dan birokrasinya pun harus mengikuti cabang utama, sehingga cabang pembantu tidak memiliki wewenang untuk menentukan kebijakan- ataupun perusahaan diluar negeri. Dalam tahap planning juga dibahas daftar perusahaan mana saja yang akan di Approach pada tiap harinya, dan pada tahap inilah ditetapkan target pencapaian tiap harinya.

2.     Action (pelaksanaan)

Pada tahap ini, awalnya telemarketer menghubungi perusahaan yang dituju dan meminta data PIC ataupun orang yang bertanggung jawab di bidang periklanan ataupun publikasi, dan biasanya tiap perusahaan memiliki divisi yang berbeda.Setelah mendapatkan PIC, maka kita menghubungi PIC tersebut dan mempresentasikan perusahaan kita secara garis besar dan membujuk PIC tersebut untuk melakukan pertemuan dengan perusahaan kita. Setelah berhasil membuat janji maka data nya dicatat pada Log Book yang nantinya akan di report.

3.     Filtering

Telemarketer pun diperusahaan ini diberi wewenang untuk menilai ataupun menyaring perusahaan berdasarkan pendekatan awal yang telah dilakukan, biasanya filtrasi dilakukan untuk menyocokan jadwal pertemuan untuk Account Executive ataupun melakukan peyaringan bilamana terlihat pada pendekatan awal bahwa perusahaan ini masuk pada status Cold.

4.     Pemberian status

Pada Tahap ini, dilakukan Sebelum melakukan report dimana telemarketer membuat interest status ( Cold, Warm, dan Hot), dan melakukan singkronisasi terhadap penjadwalan dengan memprioritaskan pertemuan dengan perusahaan yang masuk level Warm dan Cold.

5.     Reporting

Reporting biasanya dilakukan pada akhir sesi jam kantor atau evaluasi kerja, evaluasi sendiri hanya dilakukan dengan seluruh anggota tim Marketing dan Komunikasi. Telemarketer mereport perkembangan kegiatan dan melaporkan perusahaan beserta statusnya, yang kemudian didiskusikan bersama –sama anggota tim.

 

 

4.2.1             Standar Operating Prosedure (SOP) telemarketing Pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY

1.     Melakukan telemarketing dalam usahanya memperkenalkan VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY pada perusahaan – perusahaan sasaran

2.     Melengkapi database klien dan melakukan pencatatan dalam setiap aktivitas telepon yang dilakukan

3.     Membuat rekap pencatatan telepon setiap akhir bulan

4.     Membuat prioritas perusahaan yang akan digarap menurut database yang sudah dibuat

5.     Melakukan update status klien berdasarkan report SPV (supervisor)

6.     Sebagai admin marketing dalam upaya melengkapi segala kebutuhan team marketing

7.     Membuat report administrasi  kepada team leader dalam range waktu yang sudah ditentukan

8.     Melakukan hubungan dengan klien kewat website VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY

 

4.2.2             Pedoman dalam menyikapi konsumen dalam melakukan kegiatan telemarketing pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY

1.           Konsumen tidak tertarik dengan produk kita

                Jika kosumen mengungkapkan pernyataan seperti ini pada awal percakapan bahkan sebelum kita melakukan presentasi produk maka terlebih dahulu kita harus memeriksa nada kita

                Bentuk sebuah situasi yang nyaman untuk konsumen

                Kita juga harus mengetahui atau menanyakan kenapa konsumen tersebut tidak tertarik dengan produk kita

                Buat kalimat Tanya yang isinya menjelaskan bahwa konsumen lain pun pada mulanya tidak tertarik.

 

 

2.             Konsumen sedang sibuk

                Konsumen sering menggunakan cara ini untuk menghindari kita, terkadang memang mereka sedang melakukan suatu kegiatan, maka kita harus dengan sopan menanyakan apakah kosumen bisa meluangkan sedikit waktunya untuk berbincang dengan kita

                Yakinkan bahwa jika konsumen meluangkan sedikit waktunya maka kita akan menjelaskan dengan waktu yang singkat

                Jika memang konsumen tersebut tidak ingin diganggu maka tanyakan kapan waktu yang tepat untuk kita dapat menelpon lagi.

3.             Konsumen meminta untuk menelpon dilain waktu

                jika terjadi seperti itu, pastikan tingkat ketertarikan si konsumen

                buat si konsumen untuk tertarik dengan produk dan membuat dia berpikir untuk mengetahui produk kita lebih lanjut

                pastikan untuk menelpon kembali sesuai dengan waktu yang di minta si konsumen.

4.              Kosumen membutuhkan konsultasi dari pihak tertentu

Dalam beberapa perusahaan memang dibutuhkan otoritas atau ijin tertentu dari pihak yang berwenang di perusahaan tersebut, yakinkan mereka untuk bisa membeli produk tanpa pertimbangan yang berlebihan

5.             Konsumen akan menelpon kita saat membutuhkan produk tersebut

Kosumen biasanya melakukan hal tersebut untuk menghindari kita adapun tarik untuk mengatasinya adalah

                yakinkan bahwa produk ini terbatas dan berbatas waktu dalam promosinya

                lebih baik memilih waktu lain dengan menanyakan waktu yang dibutuhkan untuk menelpon ulang dengan situasi kosumen yang nyaman

6.                    Konsumen berkilah memiliki barang yang sama dengan yang kita jual

                pertama berikan selamat kepada kosumen karena telah memiliki produk yang sama, namun yakinkan bahwa produk yang kita memiliki penawaran yang lebih menarik

                dan berikan kosumen informasi tentang kelebihan produk kita dibanding dengan produk lain tanpa mendiskreditkan produk lain, atau berikan penawaran seperti bonus dan lainya.

7.                    Kosumen merasa tidak cocok dengan harga produk

Biasanya konsumen merasa tidak jelas dengan informasi produk atau jelaskan bahwa harga produk kita diimbangi dengan kualistas ataupun layanan purna jual lainya

8.                    Konsumen merasa tidak membutuhkan produk kita

Alasan ini digunakan ketika konsumen tidak tertarik dengan produk kita, maka yakinkan, jangan terlalu memaksakan terhadap keinginan kosumen, tugas kita adalah mengenalkan produk dan membuatnya tertarik walaupun secara potensial, jadi tidak terjadinya transaksi pada hubugnan  pertama bukan berarti gagal, yang penting tanam pada benak konsumen untuk percaya kepada produk kita sehingga suatu saat jika konsumen membutuhkan maka konsumen akan mencari produk kita.

 

4.1              Strategi telemarketing pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY dalam upaya meningkatkan citra perusahaan

Dalam melakukan sebuah kegiatan ekonomi, tentunya diperlukan strategi yang baik, sistematis dan terencana, maka dalam penelitian ini kami berusaha mencari strategi yang dilakukan VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY dan bagaimana brainstorming yang biasa dilakukan untuk membuat sebuah strategi yang baik dalam misi pencitraan perusahaan.

 

Secara umum strategi telemarketing VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY adalah sebisa mungkin membangun citra perusahaan dengan baik dan tidak pada sales oriented, dan membuat mind set perusahaan yang dituju agar menganggap kita bukan sebagai sales yang menggunakan alat telepon untuk menjual barang, namun lebih menuju pada pelebaran jaringan untuk perusahaan, dan mencari celah untuk memberikan informasi dan pencitraan atau Brand Image. Dan tentunya adalah menanamkan Brand Awareness. Karena tujuan utama telemarketing di VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY bukan untuk melakukan penjualan, namun memperkenalkan perusahaan dan meningkatkan citra perusahaan, adapun telemarketing dapat pula menjadi pendukung team marketing dalam melakukan Approaching dengan konsumen atau bahkan membantu dalam menjembatani kegiatan Account Executive dalam hal informasi dan komunikasi.

 

4.2              Faktor penghambat dan pendukung pelaksanaan telemarketing pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY dalam upayanya meningkatkan citra perusahaan

 

Setelah melakukan praktek kerja lapangan selama beberapa minggu, dan setelah berbagi penglaman dan informasi dengan divisi – divisi yang terkait pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY maka dapat kami sebutkan beberapa hambatan dan juga factor pendukung yang tentunya di hadapi VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY dalam usahanya melakukan pencitraan dengan instrumen telemarketing.

 

1.     Hambatan yang ditemui

       sikap klien

Klien bisanya beranggapan bahwa kita sedang menjual produk atau menawarkan produk, dan ini cukup mengganggu proses pencitraan yang dilakukan pada instrumen Marketing dan Komunikasi pada VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY, dan akhirnya konsumen menolak untuk melakukan pertemuan, adapaun sikap lainya adalah sikap tidak ramah ataupun cuek dari konsumen yang cukup mempengaruhi mental team telemarketing  yang biasanya berpengaruh pada pemberian informasi yang tidak konsisten

       Pengaturan Jadwal

Terkadang sering terjadi bentrok pada pengaturan jadwal yang telah disepakati oleh perusahaan dan klien dengan jadwal Account Executive akibat kurangnya kordinasi yang biasanya terjadi ketika ada beberapa klien yang melakukan penjadwalan ulang pertemuan namun tidak menelpon ke kantor tapi tetapi langsung menghubungi Account Executive yang telah memberikan contact person kepada pihak klien namun lupa melaporkan perubahan jadwal, sehingga terjadi bentrok jadwal dan biasanya ini mengakibatkan gagalnya salah satu pertemuan dan tentunya ini tidaklah baik untuk  citra perusahaan sendiri  

       Jadwal klien yang padat

Ini adalah hambatan yang paling sering dialami oleh team telemarketing ketika sedang menghubungi perusahaan sasaran dan PIC dari perusahaan tersebut tidak memiliki waktu yang luang untuk mendengarkan presentasi dari kami, atau bahkan belum sempat melakukan kontak dengan PIC hanya dengan receptionist, sehingga menghambat dalam pencapaian target.

       Fasilitas yang tersedia

VOIGHT GLOBAL RECON COMPANY hanya memiliki 1 line telepon dan itupun terdapat di front desk dimana receptionist berada, memang bukan permasalahan yang cukup besar namun cukup menghambat kegiatan telemarketing yang harus berebut dengan receptionist.

 

 

2.     Faktor pendukung

Adapun factor pendukung dari kegiatan berdasarkan pengalaman di lapangan yang telah kami alami ini adalah

       Database yang sudah tersedia

Disamping membuat data base, dan menghubungi PIC yang telah kita buat databasenya, pihak perusahaan sudah memiliki data base nya tersendiri walaupun tidak selangkap yang seharusnya dan itulah fungsi berikutnya dari telemarketing di perusahaan ini untuk mencari dan membuat database.

       Lingkungan kerja yang sehat

Setelah melakukan penelitian selama beberapa minggu dan kami merasa salah satu hal yang mendukung kegiatan kami sebagai telemarketer adalah suasana kantor dan situasi kerja yang kondusif dimana semua pekerja berjalan sesuai jobdesk masing –masing dan saling mendukung, terutama terjalin hubungan yang baik antara telemarketer dan Account Executive maupun supervisor dan team leader.

 

 

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s